كتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية تخضع للعديد من الخطوات ما هي؟ هل هناك أيباب لانتشار البريد الإلكتروني كوسيلة تواصل؟ ما هي العناصر التي يجب أن تتوافر بالايميل الاحترافي؟
سنتحدث في هذا المقال عن كيفية كتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية، كما سنذكر لكم أسباب انتشار البريد الإلكتروني بالإضافة إلى أهم العناصر التي يجب أن يحتويها الايميل.
ماهو الايميل / Email (البريد الإلكتروني) وما هي أسباب انتشاره؟
الايميل هو أحد وسائل التواصل الأكثر انتشاراً سواء داخل أو خارج مكان العمل، وذلك بسبب سرعته وكفاءته التي تحفزك لاستخدامه بغض النظر عن نوع العمل أو الوظيفة التي تشغلها.
يعتبر البريد الإلكتروني في الواقع وسيلة اتصال رائعة وذلك لعدة أسباب منها:
- تستطيع إرسال إيميل لأي شخص حتى لو لم يكن معروفاً بالنسبة إليك.
- تضمن لك رسائل البريد الإلكتروني استمرارية العمل والمشاريع بالإضافة إلى سرعة اتخاذ القرارات حيث يحافظ هذا النوع من الرسائل على خطوط الاتصال للعاملين في نفس بيئة العمل.
- وسيلة اتصال سريعة وسلسة لا تعرف حدود المكان الجغرافية، أي بإمكانك إرسال ايميل احترافي من أي مكان في العالم طالما أنك تملك إمكانية الوصول إلى شبكة الانترنت.
رابط ذات الصلة: ما هي قواعد تحويل الاسم المفرد إلى جمع باللغة الانجليزية
خطوات مختصرة لكتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية
هناك عدة خطوات يجب عليك مراعاتها إذا أردت كتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية، إليك تلك الخطوات:
1- تحديد الهدف من كتابة الايميل (Identify your purpose)
خذ وقتك بالتفكير العميق قبل كتابة ايميلك حيث يجب عليك كخطوة أولى تحديد هدفك من كتابته، وبمعنى أدق يجب عليك أن تحدد ماتريد من متلقي الايميل أن يفعل بعد قراءته، ما هو غرضك منه، أو ماذا تريده أن يفعل.
بعد أن تحدد غايتك (purpose) من كتابة الايميل كن حريصاً على أن يتضمن كل المعلومات التي تريد إيصالها للمتلقي (recipient).
2- خذ بعين الاعتبار الجمهور الذي ترسل له البريد (Consider your audience)
بعد أن تتأكد من احتواء ايميلك على كافة العناصر التي تريد إرسالها، عليك أن تأخذ بعين الاعتبار الجهة التي ستقوم بقراءة رسالتك، فإن كانت جهة العمل فيجب أن تكون لهجة الرسالة رسمية وخالية من أية دعابات.
إما إذا كنت سترسلها لصديقك فستكون اللهجة ودودة أكثر وأقل تكلفاً ورسمية.
3- اجعله مختصراً (Make it concise)
يجب أن تراعي عندما تكتب ضيق وقت الشخص الذي ستقوم بإرسال الايميل له، لذلك يجب إن يكون ايميلك مختصراً ومباشراً ويحتوي كل المعلومات الأساسية.
حاول أن تكون مباشراً وقم باستبعاد المعلومات التي لا تتعلق بالهدف الأساسي، واستخدم العبارات القصيرة والمفهومة التي تحتوي على أهم المعلومات التي تريد إيصالها للطرف الآخر.
4- قم بالتدقيق Proofread your email
قم بتدقيق بريدك الإلكتروني وتأكد من خلوه من أي أخطاء إملائية أو نحوية، كما تأكد من إرفاق أية وثائق كنت قد ذكرتها في الايميل وتريد من الجمهور أن قراءتها قبل الايميل.
5- نوع الخط (Font Style) المستخدم في كتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية
يتوجب عليك عند كتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية استخدام نمط خط محترف بعيد عن الخطوط المبالغ في زركشتها، فقد تعطي انطباعاً لدى القارئ بعدم جدية المحتوى وكاتب الرسالة، خاصة إن كان الايميل يتعلق ببيئة العمل.
يمكنك اختيار نوع الخط المائل (Italic & bold)، إذا أردت التركيز على كلمات معينة، كما عليك تجنب كتابة عبارة بالأحرف الكبيرة (Capital letters)، فهي تعكس نبرة الغضب على القارئ.
6- استخدم أسلوباً شائعاً (Use proper etiquette)
قم باستخدام العبارات المهذبة والودودة سواء عند التحية والختام، لا تنسى أن تأخذ بعين الاعتبار وقت الشخص الذي ترسل له الايميل، فإذا كان موظفاً تجنب إرسال أي رسائل له وهو خارج أوقات العمل، وأيضاً إذا كان في إجازاته تجنب إرسال ايميل له إلا في الحالات الطارئة.
7- تذكر متابعة الايميل (Remember to follow up)
ضع باعتبارك أنه قد ينشغل الشخص الذي سيستلم بريدك عن الرد، فهو يستلم العديد من هذه الرسائل يومياً، لذلك إن تأخر في الرد عليك لمدة يومي عمل، قم بإرسال بريدك مرة أخرى واتبع أسلوباً لبقاً ليتدارك الموظف تأخره ويرد عليك.
رابط ذات الصلة: ما هي أسرار تعلم اللغة الإنجليزية (Learning English)؟
ما هي عناصر كتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية؟
كنا قد ذكرنا لك الخطوات التي يجب عليك اتباعها عند البدء بكتابة الايميل، أما الآن فسنذكر العناصر الأساسية التي يتألف منها الايميل الاحترافي.
1- العنوان (Subject Line)
هو جملة قصيرة تلخص الغرض والسبب وراء كتابة هذه الرسالة، من المهم أن يتضمن الايميل الاحترافي العنوان الذي من خلاله سيعرف القارئ الغرض من الرسالة.
2- التحية (Salutation)
في أول سطر من الايميل الاحترافي يجب أن توجه التحية للشخص الذي سيستلم رسالته.
مثال:
“Hi Mr. Haddad”
3- محتوى ايميل احترافي باللغة الانجليزية ( Body of Professional Email)
يعتبر أهم جزء في الايميل حيث تشارك به كل ما تريد من أفكار وتشرح الغاية التي دفعتك لكتابته.
4- الخاتمة (Closing)
آخر سطر في الايميل الاحترافي هو الخاتمة وهو يسبق التوقيع، وتحتوي على طلب تريده بعد أن تكون قد شرحت الغاية بالكامل.
“I look forward to meeting you on Thursday. Thanks again!”
5- التوقيع (Signature)
هو المكان الذي يدل على هوية الكاتب وتوضح فيه اسمك وأي معلومات عنك تفيد بغرض الرسالة، أغلب برامج الايميل تضع توقيعاً ثابتاً بشكل آلي في نهاية كل ايميل تقوم بإرساله.
- مع إخلاصي “Sincerely,
- اسم كاتب الايميل Samantha Smith
- المهنة التي يزاولها Senior Software Engineer
رابط ذات الصلة: كيفية كتابة رسالة بالإنجليزي (Writing a letter)
أفضل 7 نصائح لكتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية
- اجعل من عنوان الايميل ذو معنى واضح
- استخدم أفكار رئيسية واضحة
- تجنب استخدام أي نوع من المرفقات
- عرف عن نفسك بوضوح
- اجعل من كلامك لطيفاً ولا تجعلها تعكس أي من أنواع الغضب، وأظهر الاحترام وضبط النفس.
- تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية.
- ميز بين الأسلوب الرسمي وغير الرسمي أثناء الكتابة.
تحدثنا في هذا المقال عن خطوات كتابة ايميل احترافي باللغة الانجليزية (Professional Email)، كما ذكرنا لكم أسباب انتشار الايميل كوسيلة تواصل بالإضافة إلى أهم العناصر التي يجب أن يحتويها الايميل الاحترافي.
