كيف تتم كتابة رسالة بالإنجليزي (Writing a Letter)؟ وما هي القواعد التي يجب الالتزام بها عند كتابة الرسائل على اختلاف أنواعها؟ وما هي الخطوات التي تجعلها رسالة احترافية ترقى بالرد؟
سنسط الضوء في هذا المقال على جميع الأسئلة التي قمنا بطرحها، كما أننا سنقدم لكم مجموعة من الاقتراحات التي تسهل عليكم كتابة الرسالة بالإنجليزي، مع شرح مفصل وفير بالأمثلة عن كل قاعدة وخطوة.
ما هي أنواع الرسائل بالإنجليزي (The kinds of the letters)؟
كثيراً ما نحتاج إلى كتابة رسالة بالإنجليزية على صعيد العمل والدراسة، لهذا يجب أن نمتلك خبرة كافية للقيام بهذه الخطوة على أكمل وجه، ولا سيما أننا بحاجة لتجنب الأخطاء التي تعرض الرسالة للرفض، وتجعلها لا تحصل على النتيجة المطلوبة.
أنواع الرسائل بالانجليزي (The kinds of the letters)
هناك 3 أنواع من الرسائل في اللغة الانجليزية، قد تختلف في طريقة التنسيق لكن الشكل العام لها يتشابه، وهذه الأنواع هي:
1- الخطاب (Letter) :
يرسل هذا النوع من الرسائل إلى الشركات والمؤسسات مهما كان القطاع الذي تتبع له، كما ويرسل إلى الإدارات الخارجية عن طريق البريد، لذلك من المهم جداً ذكر عنوان المرسل وعنوان الجهة المرسل إليها.
2-مذكرة داخلية (Memo):
لا يشترط كتابة العنوان في المذكرة لأنها ترسل لذات المؤسسة أو الشركة التي تعمل بها، ولكن إلى قسم آخر فيشترط كتابة التاريخ ورقم الرسالة، وهو ما يساعد في العثور عليها بعد أرشفتها.
3-رسالة إلكترونية Email:
هي أسرع أنواع الرسائل الذي يصل لحظة الإرسال، وقد بات معتمداً من قبل العديد من الشركات والمؤسسات بشكل رسمي.
رابط ذات الصلة: 6 مهارات لا تتطرق لها في عند كتابة السيرة الذاتية !
ما هي قواعد كتابة رسالة بالإنجليزية (What are the rules of writing a letter)؟
تحتاج كتابة رسالة رسمية بالانجليزي الالتزام بعدة قواعد حتى لا يكون مصير رسالتنا الحذف والإهمال دون أن نتلقى أي رد عليها، سواء في بيئة العمل أو بيئة الدراسة الجامعية على سبيل المثال.
إليكم بعض هذه القواعد التي يجب التزامها لكتابة رسالة احترافية بالانجليزي:
1- عدم استخدام الاختصارات واللغة العامية:
يضعك استخدام الاختصارات واللغة المحكية في موقف محرج أمام الجهة التي قمت بإرسال رسالتك إليها، بحيث تُهمل رسالتك ولا تؤخذ على محمل الجد أبداً، إليكم بعض البدائل عن الاختصارات يمكنكم استخدامها لتجنب الإهمال وعدم الرد.
- I’m → I am
- He’s →he is
- We’re → we are
- It’s → It is
- Can’t → Cannot
- It’ll → It will
- You’d → You would
- I’d → I would
- You’ll → You will
- I’ve → I have
سيضفي استخدام الكلمات العامية (Slang) طابعاً غير رسمي على رسالتك، لهذا عليك الحرض وعدم استخدام هذا النوع من الكلمات، ومنها:
- Good جيد
- nice لطيف
- awesome رائع
- sweet جميل
- legit قانوني
- cool جيد
- fresh طازج
- bad سيء
- lame عاجز
إن كنت تقوم بكتابة رسالة بالإنجليزي لأحد أصدقائك فيمكنك استخدام هذه الكلمات دون خوف.
2- قم باستخدام الجمل الافتتاحية التي تناسب غرض الرسالة.
كن حذراً ودائم التركيز أثناء كتابة رسالتك ولا تبدأها بجمل تستخدم لرسائل الأصدقاء والأهل مثل
How are you doing
What’s up
إذا أردت التعرف على الجمل التي من الممكن استخدامها بشكل احترافي فهي كالتالي:
- To whom it may concern تستخدم في حالة عدم معرفة هوية متلقي الرسالة
- Dear Sir / Dear Madam تستخدم إذا عرفت جنس الشخص الذي سيتلقى رسالتك
- Dear Mr. Smith/ Dear Ms.Smith تستخدم عند معرفتك اسم الشخص الذي سيستلم رسالتك ويرد عليها.
ملاحظة: إذا كنت قد اخترت اللهجة الأمريكية فيجب أن تضع نقطة بعد اللقب كما فعلنا في الأمثلة السابقة، وذلك على عكس اللهجة البريطانية التي لاتحتاج النقطة.
3- الختام بشكل لائق ورسمي
احذر من أن يذهب جهدك أدراج الرياح وذلك حتى وإن كان المحتوى الذي قمت بكتابته احترافياً ويخلو من أي أخطاء، فإن قمت بختام رسالتك بطريقة غير رسمية كرسائلك مع أصدقائك فهذا سيؤثر بشكل سلبي على متلقي الرسالة.
إليك بعض الجمل والكلمات الرسمية التي يمكنك أن تختم رسالتك فيها بشكل احترافي، وهذه الكلمات يمكن استخدامها في حالة عدم معرفتك بهوية الشخص المتلقي وهي:
- Sincerely
- Regards
- Yours truly
- Yours sincerely
- Thank you for your time
- Respectfully
أما في حال كنت تعرف هوية المتلقي وكنت على تواصل معه باستخدام البريد الإلكتروني فيمكنك الاستعانة بهذه القائمة من الكلمات الختامية:
- Cordially
- Yours respectfully
- Best regards
- Kind regards
- Kind wishes
إياك واستخدام أي من هذه الجمل عند كتابة رسالة بالإنجليزي:
- Take care
- Cheers
- See you later
- Peace out”
ملاحظة: اعتمد كتابة الحرف الأول بالشكل الكبير (capital letter) أما باقي الأحرف فتكتب بالشكل الصغير (small letter) ونلحقها بالفاصلة (comma).
4- لا تطل وتكثر من عدد الصفحات
لا تتوقع من مستلم رسالتك أن يكون مهتماً بأكثر من صفحة واحدة، فلا تطل برسالتك واجعلها مختصرة وتحتوي كل التفاصيل المطلوبة، بحيث لا تكون الرسالة أكثر من صفحة واحدة، يمكنك أن تكتب قائمة عن أهم الأفكار التي تريد إدراجها في رسالتك.
5- لا تقم بإهمال الجانب التقني عند كتابة رسالتك
دع رسالتك تكن احترافية أكثر عن طريق كتابتها إلكترونياً وقم باستخدام أحد الخطين فهما واضحان وغير معقدان:
- Ariel
- Times New Roman
وقم باختيار حجم الخط بين 10 و12، حتى لا يكون حجمه صغيراً تصعب قراءته ولا كبيراً فيبدو شكل الرسالة مشوهاً وغير أنيق.
6- اترك مسافة (space) بين الفقرات
يجب أن يكون الشكل العام للرسالة أنيقاً يسهل قراءتها ولا تكون متراصة الصفوف دون ترك أي فواصل بين الفقرات فهذا سيصعب المهمة على القارئ، لهذا قم بترك فراغ بين كل فقرة وما يليها،
واترك فراغاً بين التاريخ والعنوان والكلمات الافتتاحية.
رابط ذات الصلة:كيفية تحسين الكتابة باللغة الإنجليزية بسهولة وبدون أي أدوات
ما هي خطوات كتابة رسالة بالإنجليزي (What are the steps of writing a letter)؟
مجموعة من الخطوات هي ما ستضفي طابع الاحترافية على رسالتك، وتجعل تحص على الرد الذي تنتظر، فقم ابتباعها كما سنقدمها لك:
الخطوة الأولى من كتابة رسالة احترافية:
قم بكتابة تاريخ تحرير الرسالة في الجزء الأيسر من الأعلى، وتبدأ صياغة التاريخ بكتابة الشهر ثم اليوم ثم العام.
September, 16, 2021
الخطوة الثانية من كتابة رسالة احترافية:
قم بكتابة عنوان إقامتك بشكل مفصل مباشرة تحت التاريخ، بعدها قم بترك مسافة ثم اكتب عنوان المستلم أو الجهة التي تقصدها.
الخطوة الثالثة من كتابة رسالة احترافية:
قم باختيار الجمل الافتتاحية التي تناسب غرض الرسالة التي تقوم بكتابتها، وقد ذكرنا لك بعض الأمثلة التي يمكنك الاستفادة منها.
الخطوة الرابعة من كتابة رسالة احترافية:
قم بإضافة المحتوى الذي تريد مراعياً تقسيمه إلى 3 فقرات، على أن تشرح في كل فقرة فكرة معينة، ولا تنسى أن تتجنب كتابة العبارات العامية والاختصارات.
الخطوة الخامسة من كتابة رسالة احترافية:
قم بختام رسالتك باستخدام جملة مناسبة، وقد وضحنا لك أعلاه ما يمكن الاستعانة به.
الخطوة السادسة من كتابة رسالة احترافية:
قم بتدقيق رسالتك وقراءتها لتفادي أي نقص أو أخطاء تكون قد ارتكبتها أثناء الكتابة.
رابط ذات الصلة:طرق كتابة نموذج سيرة ذاتية بالانجليزي
نتمنى أن نكون قد قدمنا لكم معلومات مفيدة حول كيفية كتابة رسالة بالإنجليزي، بعد أن ذكرنا لكم أهم القواعد والخطوات التي يجب اتباعها حتى تكون رسالة احترافية، بالإضافة إلى بعض التفاصيل عن أنواع الرسائل بالانجليزي.
